Ekşi Duyuru

öncelikle maile
"Sayın Genel Müdürüm" diye başla. sonuna da "bilgilerinize sunarım. iyi çalışmalar" de.

NEDEN!
Bir işi yapmayı anlatmaktan çok neden yaptığını anlatmanız ve sonucunda neyi hedeflediğinizi belirtmeniz önemli. sonucunu bilerek yola çıktığınız iş ve neticesinde elde edilecek hedefi sunmadığınız sürece ne iş yaptığınızın ne kadar çalıştığınızın bir anlamı yok yöneticiler açısından. ilk önce sorgulanacak şey Neden yaptığınızdır.
Örneğin (yaptığınız işin sebebini bilmiyorum ben tamamen sallıyorum şuan) :
2020 yılı içinde birimimize gelen talepler doğrultusunda bilgisayar ve çevre ürün taleplerini incelediğimizde personel ihtiyacına uygun ve yeterli sayıda iş aracı olup olmadığına dayalı bir bilgiye şirket kayıtlarında rastlanılmamıştır. bu sebeple yeterli ve uygun ekipmanların ilgili personellere sağlanması amacı ile öncelikli olarak envanter çalışması yapılması planlanmıştır.
Ocak ayı itibari ile, Şirket içinde kullanılan bilgisayar, Ekran, Printer, Projecksiyon, Tv, Access Point vb.. cihazlar için envanter çalışması başlatılmıştır. Marka, model, seri no ve zimmet bilgilerini de içerecek şekilde hazırlamış olduğumuz güncel IT Envanter listesi ektedir.

Ayrıca yapılan envanter çalışmasına kişisel yazıcılar, depoda kullanılan el terminalleri ve server ile ilgili cihazlara da yer vermiştir.

Envanter çalışması ile ilgili çalışmalarımız devam etmekte olup nihai listeyi en kısa sürede sizinle paylaşacağım.


SONUÇ!
Tamamlanan envanter çalışması sonucunda şirket çalışanlarının kullanımında olan ve gelen talepler doğrultusunda temini sağlanan cihazların fazlalığı, envanter çalışması sayesinde ihtiyaca yönelik bilgisayar ve çevre birimlerinin envanter kayıt numarası ile çalışanların üzerine kayıdı sayesinde açıkta olan ve/veya fazla olan cihazların tespiti çalışmalarına başlanması gerektiği vs vs vs

gibi yapılan işi aynı bir metin yazar gibi giriş gelişme ve sonuç şeklinde ilerlenmesi önemlidir.
Üst yönetime atılan maillerde alıcının iletişim araçları ile kullanım karakteristliği de önemlidir. Yöneticilere iletilen raporlarda kısa öz ve açık kapı bırakmayacak şekilde içerik hazırlanmalıdır. Yukarıda örneğini verdiğim gibi neden bir işi yaptığınızı anlatmıyorsanız yani bunu yöneticiniz bilmiyorsa ne iş yaptığınızın kıymeti yoktur. görev yönetici tarafından verildiyse bunu söylemeniz yeter bir daha aynı nedeni ona anlatmanıza gerek yok elbette. tereciye tere satmayın.
not: yazım kurallarınızda sorunlar olduğunu görüyorum, yazım kurallarınıza da dikkat edin. her virgülden sonra boşluk bırakılmalıdır örneğin(buraya dikkatsizce yazmış olabilirsiniz, öyleyse bu mesajı dikkate almayın)
kolay gelsin

Olumsuz kısımlarda o kadar da keskin olmayabilirsin. Biraz kıvırtmak, yumuşatmak gerekebilir. Yani eğer doğru anladıysam yukarıdakileri de dikkate alırsak, en basit haliyle şu şekilde ifade et demek istiyor olabilir yönetici;

"Sayın Genel Müdürüm,

Talebiniz üzerine (veya ihtiyaçlar doğrultusunda) şirket içinde kullanılan bilgisayar, ekran, printer, projeksiyon, tv, access point vb. cihazların marka, model, seri no ve zimmet bilgilerini içeren IT Envanter listesini tarafınıza iletiyorum, ektedir.

Bu liste, kişisel yazıcılar, depoda kullanılan el terminalleri ve server ile ilgili cihazlar hakkında bilgiyi henüz içermese de raporlamalarımız devam etmektedir.

Saygılarımla,

kaiserr76"

Edit: Copy-paste yapınca noktalamaları unutmuşum onlara da dikkat tabi...

@sizofren06

Mailin tam içeriğini paylaşmadım. Belirttiğin tabirleri zaten kullanmaktayım.

Cümleyi süslemenin bu olmadığından eminim.

erty_ksk çok güzel yazmış, %100 katılıyorum. sadece bunu içeren bir mail bana da amatör gelirdi ki mailde hem yazım hataları, hem de virgül hataları var. müdüre atılacak bir mail değil bu, özensiz duruyor yani.

öncelikle virgül sonrasında boşluk bırak kesinlikle

Şirketimiz içerisinde hali hazırda kullanılmakta olan bilgisayar, ekran, yazıcı, projeksiyon cihazı, TV, AP vb ekipmanlara ait olan marka, model, seri no ve zimmet bilgilerini içeren IT Envanter Listesini dikkatinize sunarım.

Kişisel yazıcılar, depoda kullanılmakta olan el terminalleri ve server ile ilgisi bulunan cihazlar hakkındaki liste için halen çalışmamın devam etmekte ve şu tarihte hazırlanıp dikkatinize sunacağımı bildirmek isterim.

Bir editör olarak yanıtlayayım;

Misal olumsuz bir durumu açıklayacaksak; "can ve mal kaybının önlenmesi için..." demek yerine "yaşanması muhtemel olumsuzlukların kolaylıkla önüne geçilmesi" diye ifade ederiz çünkü can ve mal kaybı oldukça negatif algı oluşturur biz durumu yumuşatırız böyle yazarak. Bu bir örnek, bunu baz alarak düşünebilirsiniz.

"Bu cihazlar ile ilgili çalışmalarım devam etmekte ve en kısa sürede bitirmeyi hedeflemekteyim." yerine ben olsam;

"Yukarıda ayrıntılı olarak listelediğim cihazlar üzerine yaptığım yoğun çalışmalar devam etmektedir. Bilgilerinize arz ederim." derdim. Arz ediyorum zira kamu personeliyim, siz rica da edebilirsiniz uygunsa.

Envanter bilgisi vereceksiniz diyelim, "xxx birimiyle iletişime geçerek edindiğim bilgiye göre zimmet listesi aşağıdaki gibidir/şekildedir;

- a
- b
- c
- d
- e.

derdim çünkü o bilgiyi alırken de uğraşmışım, birileriyle iletişime geçmiş efor sarf etmişim, bunu yazabilmek için bir iki kişiye sorabilirsiniz yalancı çıkmamak için. Bir de alt alta yazıp daha dolu gösterirsiniz, yan yana yazmayın mümkün olduğunca.

"Şirket içinde kullanılan bilgisayar,Ekran,Printer,Projecksiyon,Tv,Access Point vb.. cihazlar" cümlesini de şöyle süslerdim;

"Şirket içinde kullanılan Bilgisayar, Ekran, Printer, Projecksiyon, Tv, Access Point vb. cihazları tespit etmiş bulunmaktayım, ilgili cihazların hazırlamış olduğum marka, model, seri no zimmet bilgilerini içeren IT Envanter dökümü ekteki gibidir." derdim.

Doldurmak, süslemek böyle oluyor. Daha daha uzatırım şu an ancak özet geçmek istedim.

Herkese verdiği yanıtlar için teşekkür ederim.
Virgül kullanımı ve yazım hataları konusunda daha dikkatli olacağım.

süslemek için, her cümleye neden sorusunu, nasıl sorusunu, sonrasında ne olacak sorusunu sormak (kim, kiminle, ne zaman... sorarsın da sorarsın) iyi bir sonuç veriyor. mesela:

"Şirket içinde kullanılan bilgisayar,Ekran,Printer,Projecksiyon,Tv,Access Point vb.. cihazların marka,model,seri no, ve zimmet bilgilerini içeren IT Envanter listesi ektedir.

bu cümleye soralım. bu envanter listesini kim çıkardı? neden çıkardı? nasıl çıkardı? bu listeyi çıkardın, sonra ne olacak?

bir de "vb" kullanmak yerine tüm listeyi versen ya da daha genel tabirler kullansan daha iyi olabilir.

ikinci cümle de aynı şekilde. soru sor cümleye. diğer bir önerim de, "bilgi yer almamaktadır" neden? neden olumsuz? halbuki şöyle yazsan "şu şu cihazlar, şu sebeple ayrı bir liste olarak değerlendirilecektir, bunlarla ilgili şunlar şunlar yapılacaktır" hooop kendimize yeni iş yarattık. senin yazdığın cümle "bunları listelemekle uğraşamadım" demiş oluyorsun.